Những điều cần biết khi viết một lá thư điện tử

Thư điện tử (Email) không còn xa lạ gì với chúng ta bởi sự hữu dụng và nhanh chóng, tiện lợi của nó về mặt thông tin liên lạc. Viết một bức thư điện tử dễ hiểu là công việc của người viết chứ không phải của người nhận. Nhưng thỉnh thoảng người nhận phải mất thời gian dài và rất khó khăn để hiểu được bức thư. Dưới đây là những điều bạn cần biết để viết một bức email:

1. Subject, Cc: và Bcc:

Subject (tiêu đề) cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì trước khi họ đọc thư. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được Email (theo từng loại). Bao giờ Subject cũng phải mang ý chính của bức thư.

Tránh viết những Subject không có nghĩa, hoặc mơ hồ vì như vậy không có thông tin nào. Ngoài ra, nếu bạn gửi đi một bức thư với Subject nào đó khi người nhận đọc và nhấn vào nút Reply, thì nó sẽ được tự động thêm vào bức thư trả lời (với từ Re nghĩa là Về). Và bạn được nhận lại chính tiêu đề của mình. Nếu bạn là người gửi nhiều thư thì bạn có thể nhớ được nội dung bức thư mà mình đã gửi không?

Hai cái hộp nữa là Cc: (Carbon Copy) và Bcc: (Blind carbond copy). Bất cứ một địa chỉ Email nào bạn gõ vào Cc: đều nhận được một bản sao của bức thư, và người nhận trong hộp To: sẽ thấy địa chỉ Cc: mà bạn đã cho bản sao. Còn với Bcc thì không như vậy người nhận trong To: sẽ không biết là bức thư này còn được sao gửi cho Bcc.
2. Chỉ sử dụng file đính kèm khi cần thiết.

Email có thể có hai dạng khác nhau:

- Inline plain text

- Attachment

Inline text là những văn bản bình thường mà bạn viết trong thư. Một attachment là một file trong máy tính của bạn (ví dụ như một file tài liệu .Doc hay bức ảnh .Gif) mà bạn đính kèm hay thêm vào bức Email. Khi một người nào đó nhận được một bức Email với văn bản bình thường (Inline text), họ có thể đọc nó trực tiếp. Khi họ nhận được một file đính kèm (attachment) họ buộc phải mở file đính kèm bằng chương trình thích hợp (ví dụ như Word hay Paintshop).

Có rất nhiều vấn đề với file đính kèm:

a. Người nhận không có chương trình thích hợp để mở file đính kèm.

b. File đính kèm có thể mang theo Virus (!!)

c. Một số file đính kèm có kích thước lớn có thể phải mất rất nhiều thời gian Download. Nhiều người không hề thích nhận file đính kèm. Thường thường tốt hơn là nên gửi inline text. Chỉ gửi file đính kèm khi không thể gửi thông tin bằng inline text được và bạn phải chắc chắn người nhận đồng ý.
3. Dùng văn bản (Plain text) thay cho HTML (văn bản siêu liên kết).

Văn bản bình thường trông như là chữ đánh máy (nếu ở Font Courier New. Courier). Những chương trình đọc Email cho phép đổi các Font này thành VNI-Times hoặc .Vntime. Gửi thư bằng HTML có thể là một ý kiến tồi, vì một số trình đọc Email không hiểu được và cho rằng toàn bộ bức thư đó là một File đính kèm. Do vậy khi người nhận không thể đọc được thư nếu không mở file đính kèm. Nếu bạn muốn bức thư của mình trở nên dễ chịu hãy dùng Plain text.
4. Một dòng không nên quá dài.

Một chương trình đọc Email nào đó có thể không xử lý một dòng văn bản theo cùng một cách với chương trình của bạn. Và do đó một dòng văn bản khi người nhận đọc sẽ không giống như bạn viết. Vậy đâu là giải pháp?

Hãy viết từng dòng ngắn thôi. Tốt nhất là 64 kí tự hoặc ngắn hơn (kể cả dấu trống). Ðiều đó có nghĩa là sau khi gõ đợc 64 kí tự thì bạn nên nhấn Enter. Và, giữa những dòng với nhau, bạn nên cách khoảng bằng một lần enter nữa vì khi đọc trên máy tính, nếu viết dính liền thì rất khó đọc.
5. Ðừng la hét? (YELL!)

Ðừng viết tất cả mọi thứ bằng chữ viết hoa. Nói chung thật là không lịch sự (đặc biệt là trong Tiếng Anh) khi viết quá nhiều chữ viết hoa. Trước hết, văn bản viết bằng chữ hoa thật là khó đọc. Bạn cũng chưa bao giờ thấy một cuốn sách nào toàn là chữ hoa đúng không? Toàn bộ bức thư mà được viết bằng chữ hoa gọi là la hét (YELLING) (Vì người đọc hiểu là người gửi cần nói to những chỗ viết hoa). Tại sao lại khó đọc chữ viết hoa?

Hãy nhìn vào những từ sau đây:

1. ENGLISH (chữ viết hoa)

2. English (chữ đầu viết hoa và chữ viết thường)

Chữ thứ nhất không có kiểu dáng, nó chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu bạn thấy không? còn chữ thứ hai có một kiếu dáng đẹp. Khi chúng ta đọc đặc biệt là khi đọc nhanh, chúng ta đọc kiểu dáng của toàn bộ từ. Chúng ta không đọc từng kí tự một. Kiểu dáng của từ ENGLISH trông giống như SPANISH.

Nhưng kiểu dáng của English thì khác với Spanish. Ðối với Subject thỉnh thoảng có thể sử dụng chữ hoa. Nhưng nếu bạn muốn làm nổi bật một từ nào đó quan trọng đừng sử dụng chữ hoa. Hãy sử dụng dấu hoa thị như thế này *.
6. Hãy cẩn thận với những chữ viết tắt.

Viết tắt là một cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu như cả hai người (gửi và nhận) đều hiểu. Nhưng nếu người nhận không hiểu, bạn đã không thành công trong giao tiếp. Vì vậy nên hạn chế viết tắt trong các lá thư điện tử, đặc biệt là với những thư quan trọng.
7. Hãy ký tên trong Email của bạn

Viết tên mình dưới bức thư là một điều tốt và là hành động biểu hiện lịch sự. Bạn có thể ghi thêm các thông tin khác nữa như địa chỉ, số điện thoại...

Bạn có thể tạo một khuôn mẫu chữ ký mà bạn sẽ thêm vào cuối bức thư. Một số dịch vụ Email có thể có khả năng tự thêm chữ ký của bạn vào cuối thư như Yahoo, Gmail, Outlook.

Hy vọng với những lời khuyên này bạn có thể thành công hơn với những bức thư điện tử của mình.

(Soạn theo Tin Học và Đời Sống).

Xoá bỏ sự rụt rè trong giao tiếp

Sự rụt rè có thể gây nên nỗi lo âu cho một số bạn khi giao tiếp với những người mới quen. Bài viết sau đây sẽ đưa ra những thông tin bổ ích giúp cho bạn không còn mắc cỡ và bẽn lẽn nữa.

Bạn hay ngại ngùng và e thẹn? Đó chính là bạn thiếu lòng tin vào bản thân mình. Để hết nhút nhát bạn cần xem lại những đặc điểm tính cách của mình, xem mình có thể làm được gì và không thể làm gì; nắm bắt những ưu điểm lẫn khuyết điểm và học cách chấp nhận mình như bạn vốn có. Trước khi bạn cảm thấy tự tin khi gặp gỡ những con người mới và bắt đầu bất kì mối quan hệ nào, cho dù đấy là mối quan hệ riêng tư hay công việc, bạn phải có được sự tự tin ở mức độ nào đó ở chính mình. Sự tự tin ấy có ở trong mỗi con người và nó chỉ cần một sự giúp đỡ nho nhỏ từ bạn để có dịp được thể hiện ra mà thôi. 

Nỗi sợ hãi lại là một "thủ phạm" khác làm chúng ta không thể tự do trò chuyện cởi mở với người lạ. Bạn sợ vì mình sẽ trông ngớ ngẩn và bị quê? Thế là bạn đã nhấn một nút "STOP" cho câu chuyện chưa kịp bắt đầu ngay từ câu nói đầu tiên rôì đó! 

Cách duy nhất để chiến thắng nỗi sợ hãi là hãy làm chính điều bạn đang sợ và kiên trì làm điều đó. Khi gặp những người bạn mới, hãy tỏ ra thoải mái, mở rộng lòng mình, đừng tự cho mình là "trung tâm của vũ trụ". Hãy nói những điều mà người nghe thấy thích thú. Không ai muốn nói chuyện suốt cả buổi chỉ về một người, đặc biệt cố gắng đừng nên quá khoe khoang, khoác lác hay là thần tượng hóa bản thân mình. Nếu bạn làm vậy, chỉ khiến mọi người càng tránh xa bạn mà thôi. Họ có thể ghé qua và lắng nghe bạn, nhưng chỉ vì họ không muốn mình bị cho là thô lỗ, hoặc bất lịch sự. Và thế là bạn tạo ấn tượng xấu ngay từ lần đầu tiên! 

Nếu như người khác đang nói, hãy tỏ ra là bạn quan tâm đến vấn đề họ đang trình bày, dù cho bạn ngượng ngùng, không có nghiã bạn phải sử xự thiếu tế nhị. Hãy tôn trọng người khác giống như những gì bạn mong muốn nhận lại từ họ! Hãy lắng nghe và bày tỏ sự quan tâm thật chân thành! Nếu như bạn được hỏi ý kiến, hãy đưa ra lời đánh giá trung thực. Nếu đó là lời phê bình, hãy cư xử một cách khéo léo chứ đừng nên chỉ có chỉ trích, dè bỉu, hoặc phàn nàn. Bạn biết đấy‎, con người thường không thích nghe rằng mình đã sai hoặc cách làm của mình không thỏa đáng. Hãy nhớ rằng ý kiến của bạn là những điều bạn nghĩ, không phải là những lời khuyên cứng nhắc đế ép buộc người khác. 

Bạn có biết những người bạn đang nói chuyện có thể cũng cảm thấy e ngại? Vì vậy, đây là một vấn đề thường gặp đối với cả hai phía vào cùng một thời điểm. Giao lưu, gặp gỡ những con người mới và chiến thắng nỗi nhút nhát là một quá trình chỉ cần bạn bước ra ngoài và trò chuyện. Tin chắc chắn bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy bạn cũng thân thiện và có thể làm quen nhiều ngươì bạn mới.

Biên dịch: Kim Chi - Hoài Thương (vn8x)

Để trở thành người quyết đoán

Hãy tìm cách để bạn có thể quyết đoán hơn sau khi đọc xong bài viết này. Có phải bạn thường lẻ loi trong những lễ hội. Bạn có gặp khó khăn khi nói "không" lúc bạn thật sự muốn? Bạn có khuynh hướng chiều theo ý người khác bởi vì bạn ngại không thể nói lên điều bạn muốn nói? Nếu điều này xảy ra ở bạn thì bạn cần tìm cách làm mình thêm quyết đoán hơn. 

Những người quyết đoán thường là những người tự tin, hướng ngoại và biết mình cần gì ở cuộc sống. Họ cũng theo đuổi những gì họ muốn với tất cả nhiệt huyết và lòng quyết tâm. Họ thường là những người thành công trên hầu hết mọi phương diện của cuộc sống, đặc biệt khi có cạnh tranh. Nhưng bạn đừng nhầm lẫn cho rằng đây là những người... ưa bắt nạt người khác. Bây giờ, điều đầu tiên bạn cần học là không được tự mãn với tính quyết đoán một khi bạn đã chiếm lĩnh nó. Tính quyết đoán không phải là hiếu chiến hay bắt nạt người khác... Nó chỉ đơn giản là một cách để bạn có thể đứng trên quan điểm của mình và không để bị chi phối bởi những người có thể lợi dụng bạn. Đồng thời quyết đoán là tôn trọng cảm xúc và ý kiến người khác.

Bạn có thể tập tính quyết đoán bằng cách dành thời gian để phân tích thật ra bạn cảm thấy như thế nào. Hãy thành thật với chính mình. Điều này có nghĩa là nếu một nhóm bạn cùng đi ăn trưa và mọi người đều gọi món mì, bạn không phải máy móc gọi theo họ món đó. Nếu bạn muốn goị món Chef's Salad chẳng hạn, bạn cứ cảm thấy thoải mái mà làm thế. Thay vì có nguy cơ bị trêu chọc vì bỗng dưng trở thành "người chơi nổi", bạn sẽ ngạc nhiên trước việc có nhiều người đổi món Salad cho bữa trưa giống như bạn cho mà xem. Đừng sợ bị người khác trêu chọc hay nói móc. Bạn chỉ đơn giản thể hiện điều mình muốn và ao ước, trong trường hợp này là bạn muốn món CHEF'SALAD.

Một cách khác giúp bạn thêm quyết đoán trong cuộc sống là luôn tự chủ. Điều này có nghĩa là bạn hãy giữ bình tĩnh tối đa khi đối mặt với những tình huống kịch tính. Bạn càng tự chủ bao nhiêu thì bạn càng quyết đoán bấy nhiêu. Và chỉ khi tự chủ, bạn mới có thể quyết đoán được. Hãy giữ sự sáng suốt và đừng để người khác chọc giận mình. Bạn có thể kiểm soát mình - và hãy luôn như thế. Khi có những xung đột trong cuộc sống ,như nó vốn thế, sự thoả hiệp có thể là một giải pháp hiệu qủa để giải quyết vấn đề giữa hai hay nhiều người.

Tuy thế, phải luôn nhớ rằng "thoả hiệp" không có nghĩa là "nhượng bộ". Bạn không phải đầu hàng và từ bỏ mọi thứ bạn muốn. Chẳng hạn, người ấy của bạn muốn ra ngoài ăn tối nay nhưng bạn muốn ở nhà và xem sách. Bạn sẽ cần thoả hiệp một chút để giải quyết vấn đề này. Hãy nhớ đừng cho rằng bạn biết đối phương nói gì hay làm gì, bạn không thể đọc được suy nghĩ của họ đâu. Hãy từng bước thoả thuận vấn đề. Nhớ luôn bình tĩnh và làm chủ tình hình. Nếu đối phương mất kiên nhẫn và dùng bài cũ "Anh/em chẳng bao giờ/luôn luôn...". Đừng để họ làm thế, "Em chẳng bao giờ đi ra ngoài hoặc em lúc nào cũng muốn ở nhà..." là những lời người ta thường dùng khi cố gắng thuyết phục người khác. Tuy nhiên một sự thoả hiệp khôn khéo lúc này sẽ là "Hãy ở nhà hôm nay và đi ra ngoài hôm khác nhé". Và, nếu không thoả thuận được thì ít ra đó cũng là một bước khởi đầu tốt để bạn có thể trở nên quyết đoán hơn rồi đấy.

Hãy cố gắng bạn nhé!

Biên dịch: Ánh Thu - Hoài Thương (vn8x)

Bí quyết kiểm soát thời gian.

Bạn có bao giờ thử tính xem mình đã phí phạm bao nhiêu thời gian trong một ngày, một tuần, thậm chí trong cả cuộc đời mình chưa. Hãy tìm ra một cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất cho mình, và cả những kế hoạch thông minh để chuẩn bị cho thành công trong tương lai của bạn.

Bạn nên làm gì với thời gian của mình? Bạn có thực sự đã làm được những điều mong muốn trong một ngày, bạn có thực sự đã dùng thời gian của mình để làm việc, thậm chí đó có thể là những việc không quan trọng chưa? Biết được mình đang sử dụng thời gian như thế nào thực sự rất quan trọng nếu bạn muốn điều khiển mọi việc xảy ra trong cuộc sống của mình. Và dĩ nhiên, việc quản lý thời gian cũng rất quan trọng. Nếu bạn muốn biến giấc mơ của mình thành sự thật thì hãy lên kế hoạch sử dụng thời gian của mình ngay.

Bước đầu tiên là bạn phải tìm hiểu xem mình thường dùng thời gian để làm gì. Bạn có thể dành ra một tiếng đồng hồ đề làm việc này. Bạn nên viết ra giấy những công việc thường làm và cả thời gian để thực hiện chúng. Đó có thể bao gồm việc tắm, ăn, coi tivi, nói chuyện điện thoại, nấu nướng, di chuyển, quần áo, làm việc, học hành và những hoạt động khác. Bạn cũng nên để ý xem một ngày mình đã ngủ bao nhiêu tiếng, để xem bạn có ngủ quá ít hay quá nhiều không.

Vào cuối tuần bạn nên tự đánh giá tổng quát xem đã dùng bao nhiêu thời gian để xem tivi, hoặc đã phí bao nhiêu thời gian cho những công việc nào khác. Có thể bạn sẽ phải ngạc nhiên vì khoảng thời gian đã bỏ ra cho những việc vô ích. Rất quan trọng nếu như cuối tuần bạn tự hỏi mình một câu: "Có thật sự là tôi nên dùng thời gian của cà cuộc đời mình như tuần vừa rồi?". Phần lớn sẽ trả lời là KHÔNG. Một cuộc nghiên cứu cho thấy, mỗi người Mỹ trung bình bỏ ra 30 giờ để xem tivi. Còn những nhà triệu phú thì bỏ ra khoảng 2 giờ một tuần. Sự khác biệt chính là những người thành công đã và đang sử dụng thời gian của mình vào những công việc có ích, chứ không phải cho việc giải trí đơn thuần.

Steven Convey trong cuốn sách First Thing First đã đưa ra một vài nguyên nhân giải thích tại sao người ta hay phí phạm thời gian. Ông chia cách quản lý thời gian ra làm 4 mục nhỏ, gồm:những việc cấp thiết nhưng không quan trọng, những việc quan trọng nhưng không cấp thiết, những việc không cấp thiết nhưng quan trọng và những việc không cấp thiết cũng không quan trọng. Ông giải thích trong cuốn sách của mình là nhiều người sử dụng quá nhiều thời gian của mình cho những việc cấp thiết nhưng không quan trọng đến mức họ cảm thấy chán nản và bỏ cuộc. Điều này khiến họ bắt đầu dùng thời gian vào những việc vô bổ như hút thuốc, uống rượu, xem tivi và nhiều việc tốn thời gian khác. Convey cho rằng nếu một người biết thực hiện theo một kế hoạch bao gồm những công việc như: đi học, phát huy một khả năng nào đó, theo đuổi một sở thích, tập thể dục, đọc những cuốn sách hay... thì sau này sẽ có một cuộc sống tốt đẹp hơn.

Vậy điều này có ý nghĩa gì đối với một người bình thường muốn điều khiển cuộc sống của anh ta? Nó có nghĩa là: hãy dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng. Nghĩa là hãy sắp xếp công việc và hãy lên kế hoạch. Nhiều người phản đối việc lên kế hoạch. Họ cho rằng lên kế hoạch làm mất đi tính tự nhiên của những việc xảy ra ngãu nhiên. Dĩ nhiên nếu những việc xảy ra ngãu nhiên có thể đưa bạn đến được cái muốn đến thì bạn không cần phải bận tâm lo lắng gì về việc lên kế hoạch nữa. Đối với phần lớn trong chúng ta thì việc ngẫu nhiên đó như chờ đợi một sự gián đoạn trong một chuỗi chán ngắt. Lên kế hoạch giúp bạn loại bỏ những điều chán ngắt, và cung cấp thêm những hoạt động bổ ích cho cuộc sống phong phú của bạn. Điều này không có nghĩa là bạn không thể làm những gì mình muốn làm. Nó có nghĩa là bây giờ bạn lên kế họach cho việc nghỉ ngơi, làm việc, học hành, mở rộng những mối quan hệ... và những hoạt động khác của bạn.

Biên dịch: Phương Anh - Hoài Thương

Theo vn8x.

Quản lý thời gian một tuần

Làm thế nào để quản lý thời gian và tổ chức công việc trong một tuần? Hãy ưu tiên cho những hoạt động thường lệ, công việc, và các nghĩa vụ gắn liền với cuộc sống của bạn...

Ai cũng có 168 giờ trong một tuần để hoàn thành các công việc được xếp vào dạng "ưu tiên". Để tăng lượng thời gian này lên mức tối đa và để quản lý hiệu quả công việc hằng ngày của bạn, hãy tạo cho mình thói quen thường xuyên tổ chức các hoạt động, lịch làm việc, và cả sinh hoạt hàng tuần của mình nữa.



Bước một:

Hãy liệt kê một danh sách tất cả các công viêc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) trong một tuần điển hình nào đó, bao gồm cả: thời gian ngủ nghê, ăn uống (nhớ tính luôn thời gian nấu nướng chuẩn bị và dọn dẹp nhé), chăm sóc bản thân, công việc, đến các lớp học, thời gian lái xe, mua sắm, thời gian dành cho các thành viên trong gia đình, các câu lạc bộ, thanh toán hoá đơn, công việc tình nguyện, việc nhà, thể dục thể thao, gọi điện thoại, xem TV, thời gian cho các sở thích cá nhân, đọc sách báo, học hành nghiên cứu, và ...

Bước 2:

Tổ chức những công việc hàng tuần này thành những nhóm cùng loại với nhau và ghi chú lại thời gian bạn dành cho chúng.

Thật thú vị là gần một phần ba thời gian của bạn được sử dụng để phục vụ những nhu cầu cá nhân.

- Ngủ : 49h
- Vệ sinh cá nhân : 3h
- Ăn uống : 8h.
-> Tổng cộng : 60h

Sau đó, liệt kê và đếm khoảng thời gian bạn sử dụng cho công việc, trường lớp, và cả những chuyện khác không thuộc một tuần "điển hình" của bạn. Chúng cũng sẽ chiếm một phần ba trong 168 giờ hàng tuần. Cụ thể:

- Công việc: 40h
- Đi lại: 5h
- Các việc khác: 15h
-> Tổng cộng: 60h.

Bây giờ, hãy tính luôn những công việc bạn dành cho xã hội, ví dụ như :

- Thời gian cho gia đình: 15h
- Các mối quan hệ và bạn bè: 5h
- Nhà thờ, hội nhóm, tổ chức: 6h
- Hoạt động vì trẻ em, thể thao, vv...:8h
-> Tổng cộng: 33h.

Cuối cùng, đối với lượng thời gian còn lại mà bạn có trong một tuần, hãy điền vào đó những công việc và sở thích cá nhân cũng như gia đình:

- Việc nhà: 3h
- Rèn luyện thân thể: 4h
- Sở thích và các hoạt động giải trí: 4h
- Thời gian để tịnh tâm, cầu nguyện, suy ngẫm: 4h.
->Tổng cộng: 15h.

Bạn có thể chia những mục này thành các hoạt động riêng theo khuynh hướng bộc lộ phong cách sống của bạn. Các bạn sinh viên sẽ thích liệt kê tất cả những lớp học và việc nhà của họ. Còn những người nội trợ lại thích liệt kê chi tiết tất cả những công việc mà họ phải làm thường ngày. Thời gian dành cho gia đình và bạn bè cũng có thể được chia rành mạch ra thành những mục nhỏ hơn.

Bước ba:

Tạo ra lịch tuần, mỗi lịch tạo ra có thể dài 24 giờ (hoặc chỉ 30’) cho mỗi ngày. Sau đó ghi sao cho vừa trên một trang giấy, nếu không thì bạn cũng có thể mua một cuốn lịch dạng sổ tay trong đó có chia một ngày hay tuần thành những giờ cụ thể. Đầu tiên, hãy ghi vào đó những hoạt động thường xuyên nhất và chiếm nhiều thời gian nhất, bao gồm việc ngủ nghê, làm việc, ăn uống, vệ sinh cá nhân, đi lại... Tô màu xanh cho những việc ngủ, vệ sinh và ăn uống để làm nổi bật rằng đây là các yếu tố cơ bản cuả cuộc sống. Tô màu xanh lá cây cho công việc và thời gian đi lại để nhấn mạnh đây là các yếu tố liên quan đến tiền bạc.

Tiếp sau những hoạt động ban đầu này là các nhiệm vụ, bổn phận và các cuộc họp... những thay đổi, trồi sụt đối với các cam kết thời gian từ tuần này sang tuần khác thường vẫn hay phát sinh. Vì thế những phát sinh này có thể được tô đỏ và có thể để chỉ những hoạt động như: các trận thi đấu, tập luyện thể thao, đi lễ nhà thờ, các cuộc hẹn đặc biệt v.v...

Điền vào các khoảng trống thời gian còn lại với những hoạt động thuộc về cá nhân, các mối quan hệ gia đình và xã hội để mang lại sự cân bằng và trọn vẹn cho bảng hoạch định thời gian cuả bạn. Những thay đổi liên tục là đặc trưng cuả mục này nên hãy dùng bút màu vàng để tô màu cho chúng biểu thị cho ánh sáng và niềm vui.

Lúc nào cũng phải giữ một bảng phân chia thời gian chính bên cạnh mình, dán các bản photo lên bàn hoặc tủ lạnh... và có những điều chỉnh cho thích hợp nếu cần thiết. Khi bạn đã có được kinh nghiệm trong việc viết thời gian biểu cho một tuần theo cách này thì việc quản lý thời gian cuả bạn cũng sẽ trở thành một thói quen thường xuyên và hết sức dễ dàng. Sẽ là một ý hay nếu bạn mở rộng lịch cuả mình cho các thành viên khác trong gia đình.

Chìa khóa giúp bạn tổ chức thời gian trong tuần đó là hãy cứ thử làm việc! Dành ra một vài phút vào tối Chủ Nhật để viết thời gian biểu cho tuần sau sẽ giúp bạn có được một lối sống thật hiệu quả.

Biên dịch: Ngọc Quỳnh - Hoài Thương

Theo vn8x.

Để có một kế hoạch làm việc hiệu quả

Bạn có những mong muốn, những dự định và mục tiêu cho riêng mình, điều đó chỉ ra thiên hướng sử dụng qũy thời gian của mỗi cá nhân. Thời gian của đời người là hữu hạn và mỗi người lại có những đam mê khác nhau, nên cách sử dụng chúng cũng khác nhau. Và mỗi dự định cũng nên có thứ tự ưu tiên nhất định, đó là vì sao mà bạn nên có một lịch trình công việc cụ thể. Một kế hoạch làm việc chính là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà bạn sở hữu.

Lập một lịch trình làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình:

- Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó.

- Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: bạn biết đấy, ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và 3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 2 ngoại ngữ, có người không xong nổi tú tài, ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử dụng thời gian của mỗi người.

Do đó: Nếu bạn thấy mình đã từng bỏ phí thời gian thì hãy học cách sống có kế hoạch ngay từ bây giờ.

- Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được. Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian".

- Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp. Bạn có một kế hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh

-> Kế hoạch chỉ đem lại hiệu quả nếu đấy là một kế hoạch linh hoạt.

- Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý.

Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm việc của mình.

Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch:

+ Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.

+ Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn. Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khi gặp cô bạn mới. Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn. Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần. Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn. Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác. Bạn biết đấy đó vừa là sự khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống. Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc ngược lại. Và cho dù có một kế hoạch hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng mất mát một đìều gì đấy. Tuy nhiên tôi mong sự mất mát này chỉ là tạm thời vì bạn sẽ lại đặt ra kế hoạch để lấy lại những gì đã mất!

+ Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên. Công việc thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc. Nhưng khi bạn đã có kinh nghiệm , hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Một người có trình độ chuyên nghiệp là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể xảy ra, những đều có thể cản trở công việc của mình. Do đó bạn càng hoàn thiện mình bản kế hoạch của bạn càng hoàn hảo hơn.

+ Ngoài ra lời khuyên cho bạn là nên lập một kế hoạch linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót. Vâng vì bạn đâu phải là một cái máy. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên đươc kiểm tra về độ logic, đương nhiên tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì mình mới nổi cái mụn to và xấu quá (!!!)

Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn.

* Cách sắp xếp lịch trình được tóm gọn như sau:

- Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân.
- Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau.
- Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ.
- Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm đươc những gì đã đề ra.

Biên dịch: Kiều Dung - Khánh Như

Theo vn8x.

Ứng phó với người luôn " trễ hẹn "

Hầu như ai cũng có lần trễ cuộc hẹn, song sẽ rất đáng trách nếu thường xuyên, cố ý làm như vậy. Để trị những người mắc căn bệnh này, trước tiên bạn phải "bắt mạch" đoán bệnh. Khi xác định rõ từng kiểu người, bạn sẽ dễ dàng tìm ra được cách ứng phó hợp tình, hợp lý.

1- Người có tính xuề xòa: Cuộc sống của những người này rất thoải mái. Đối với họ, thích nói thì nói, thích hứa thì hứa. Còn việc thực hiện lời hứa hay không, hậu xét. Họ giải quyết bằng một câu nói ngắn gọn: "Chuyện đâu hay tới đó". Tuy nhiên, trong thâm tâm họ không có ý xấu.

Cách đối phó: Nếu biết cảm thông và hiểu tính tình của họ, bạn sẽ bỏ qua chuyện này một cách dễ dàng. Để không bị lỡ, bạn nên hẹn sớm hơn. Chẳng hạn, giờ cần gặp là 17h, bạn sẽ bảo họ gặp nhau vào lúc 16h30'.

2- Người tham công tiếc việc: Đây là tuýp người muốn làm tất cả mọi việc. Họ hết lòng vì công việc, nhưng thời gian lại không cho phép. Họ luôn ý thức được rằng, việc trễ hẹn sẽ gây phiền lòng bởi "người đi không bằng người ngồi chực nồi cơm". Trong thâm tâm, họ không hề muốn việc này xảy ra, nhưng khi bắt tay vào việc, họ lại bị công việc cuốn vào guồng nên khó dứt. Lẽ dĩ nhiên, họ quen phéng mọi sự, ngay cả những buổi hẹn quan trọng.

Cách đối phó: Để không bị họ cho "leo cây", trong ngày bạn nên hẹn vài lần để nhắc khéo. Trước khi xuất phát đến điểm hẹn, bạn nên alô thông báo. Lúc đó họ sẽ thu xếp mọi việc để đến ngay điểm hẹn.

3- Người thích được người khác chờ đợi: Họ không hề quan tâm đến việc chính xác trong giờ giấc, giữ đúng lời hứa và cảm thấy tự hào vì được chờ đợi. Có ngày, nạn nhân kiên nhẫn cũng cảm thấy oải bởi tính khí ấy. Khi tỉnh ngộ và giữ đúng hẹn, có thể chẳng còn ai thèm hẹn với họ.

Cách ứng phó: Nếu gặp kiểu người này, bạn nên thẳng thắn nêu khuyết điểm của họ và không nên chờ đợi quá 5 phút. Sau đó, hãy báo lại rằng, bạn có việc quan trọng cần làm hơn, thay vì phải chờ.

4- Người muốn tỏ rõ tầm quan trọng của bản thân: Bệnh này thường rơi vào những kẻ có chút địa vị xã hội. Nhưng thực tế, họ đi lên bằng sự luồn lách. Những người này cho rằng, người khác chờ họ là điều tất nhiên. Hơn nữa, giờ "dây chun" sẽ giãn ra hết cỡ nếu họ biết có ai cầu cạnh, nhờ vả mình.

Cách ứng phó: Bạn nên cẩn thận với những người này, kẻo không sẽ phải chờ dài cổ. Đôi khi sự chờ đợi của bạn sẽ trở nên vô ích. Điều duy nhất bạn nên làm lúc này là thẳng thẳn bày tỏ thái độ của mình. Chẳng cần chờ đợi thêm giây phút nào, dù cuộc hẹn có quan trọng đến mức nào.

(Theo TT&GĐ)

Ngày đầu tiên " đi làm "

Ngày đầu tiên đi làm là ngày rất đáng nhớ. Bạn sẽ bước vào môi trường làm việc mới đầy bỡ ngỡ, mọi người nhìn bạn dò xét, những "con ma cũ" sẽ không bỏ qua bất cứ một cử chỉ hành động nào của bạn, dù bạn chẳng hề thấy họ nhìn mình.

Đừng quá lo lắng. Hãy coi đây là cơ hội tuyệt vời để bạn tạo ấn tượng tốt với sếp và những đồng nghiệp mới.



Hãy đi sớm để đảm bảo nếu có tắc đường vào giờ cao điểm thì bạn vẫn đủ thời gian đến công sở đúng giờ. Nên kiểm tra vị trí của công sở mới trước ngày đầu tiên đi làm.

Chọn trang phục lịch sự, nhã nhẵn. Ngày đầu, tốt nhất đừng "chơi trội" mà hãy tỏ ra hòa đồng. Điều này dễ gây ấn tượng tốt.

Hãy tìm hiểu trước tên người liên quan tới công việc của mình, cụ thể là cấp trên. Đừng quên mang theo sổ tay vì có thể có nhiều điều phải ghi chép. Nên chuẩn bị thái độ làm việc linh hoạt trong trường hợp bạn được yêu cầu phải bắt tay ngay vào công việc.

Hãy tự tin, thân thiện mỉm cười chào hỏi tất cả mọi người. Cố gắng nhớ tên và vị trí của họ. Những gì không rõ phải hỏi ngay, điều này chứng tỏ bạn là một nhân viên nghiêm túc, luôn quan tâm đến công việc và môi trường làm việc.

Đối với sếp càng phải tỏ ra ấn tượng, không chỉ ngày đầu mà là cả sau này, trong suốt thời gian bạn làm việc. Mọi người đều muốn làm tốt hết khả năng của mình để được nâng cao cấp bậc trong công ty. Một số người cho rằng để được thăng tiến, nên làm việc thêm ngoài giờ, luôn đúng hẹn và hoàn tất mọi việc được giao. Đây không phải là cách duy nhất để gây ấn tượng với sếp, còn có nhiều điều tưởng như nhỏ nhặt cũng có thể giúp bạn đạt được mục đích.

Nên để hết mọi chuyện riêng tư ở nhà. Một người làm công tốt là người có thể tách rời công việc và chuyện nhà. Mới ngày đầu đến công sở mà bạn đã cuống lên xin về sớm đón con, thật không hay chút nào.

Trong ngày đầu, mắc lỗi là điều khó tránh. Khi đồng nghiệp hay sếp trách phạt, bạn đừng vội cãi hay bào chữa. Hãy cứ nhận lỗi và sửa sai, bào chữa hay thanh minh thì để dịp khác.

Đừng cố tỏ ra giỏi giang, "lấy le" với những người đi trước. Thái độ "ta đây" của một nhân viên mới khiến những người cũ dè bỉu. Cũng đừng tỏ ra ngây thơ thái quá, cái gì cũng hỏi, họ sẽ nghĩ bạn chẳng biết làm gì. Ấn tượng đầu tiên tốt đẹp sẽ dành cho người nhân viên chăm chỉ, có thái độ ân cần học hỏi, không lãng phí thời gian bằng mấy trò "buôn dưa lê" hay "chát chít".

Cuối cùng, bạn đi làm ngày đầu, và thấy gò bó về thời gian, đồng nghiệp cũng tìm cách sai bảo bạn dù họ chẳng có quyền gì. Đừng lấy làm bực tức, cau có và vội phàn nàn. Hãy nhớ, rằng lúc này bạn là trung tâm chú ý của mọi người.

(Theo 24H.com)

Nghệ thuật tạo thiện cảm trong giao tiếp

Tạo thiện cảm trong giao tiếp, nhất là lúc sơ giao, là điều không phải ai cũng dễ dàng làm được. Nhỏ thôi, có khi đó là quần áo bạn mặc, khi đó là nụ cười, nhưng bạn có thể nhận được bao điều tốt đẹp, hoặc có thể mất cả một hợp đồng làm ăn! 

Bạn có luôn chuẩn bị chu đáo trước khi gặp ai đó? Bạn có để ý đến trang phục, trang sức hay nước hoa của mình? "Trang phục là thông điệp không lời, cách bạn mặc cũng là cách để bạn chuyển tải thông tin", hoa hậu Ngọc Khánh chia sẻ. Quả thật, một bộ trang phục có giá trị không hẳn lúc nào cũng thích hợp và tôn lên bạn là ai!

Đến một buổi xin việc trong vị trí tuyển dụng là nhân viên văn phòng, bạn lại mặc quần jeans đánh bạc, áo pull; hay đến gặp đối tác là một chuyên gia thời trang trong một quán cà phê trẻ trung, bạn lại "kín cổng cao tường" trong bộ sơ mi tuềnh toàng và cổ điển..., thì có thể bạn đã mất điểm từ cái nhìn đầu tiên của những người mà bạn sắp giao tiếp. Hay trang sức quá cồng kềnh, hoặc không hợp tuổi? Nước hoa thì quá nặng mùi, mà bạn không biết chắc người gặp mình có bị chứng dị ứng với những loại mùi hương hay không!...

Một "nghệ thuật" rất quan trọng để đem đến thiện cảm trong giao tiếp chính là ngôn ngữ của bạn. Câu nói của ông bà ta "Chim khôn hót tiếng rảnh rang/ Người khôn nói tiếng dịu dàng dễ nghe"... xem chừng không bao giờ sai. Một giọng nói nhẹ nhàng, thanh tao; lên giọng, xuống giọng đúng lúc sẽ luôn dễ dàng đi vào lòng người hơn đó là những nói oang oang một cách không ý thức.

Một cán bộ nhân sự ngân hàng Vietcombank bộc bạch: "Tôi rất bức xúc khi thấy không ít bạn SV thực tập, hoặc SV mới ra trường, dù đã được huấn luyện trước, nhưng hình như không có ý thức mở một nụ cười và lời chào thân thiện khi gặp những đồng nghiệp đi trước trong cơ quan.

Tôi nghĩ nhà trường phổ thông hoặc giảng đường ĐH cần có hình thức giáo dục những kỹ năng sống này cho các bạn trẻ ấy, bởi đó là những điều quan trọng trong cuộc sống và làm người khác có thể yêu hay ghét bạn dù chưa nói với nhau lời nào"...

Để ghi điểm, bạn còn phải ghi nhớ những chuyện tưởng chừng như nhỏ mà không nhỏ: tên gọi của người đang trò chuyện với bạn. Lần sau khi gặp lại, bạn có thể quên nhưng hãy khéo léo xin lỗi họ là bạn quên, thay vì gọi họ bằng những danh xưng "cô ấy ơi", "chị ấy ơi"... trong khi tuổi tác và vai vế của bạn không cho phép.

Ngoài ra, nếu ghi nhớ về sở thích của họ thì càng tốt cho bạn, sẽ giúp bạn dễ chiếm cảm tình của họ hơn. Và cả lời khen, bạn có "tiết kiệm" lời khen không? Một lời khen cho vợ, cho chồng, cho con và rộng hơn đó là đồng nghiệp... - bạn có thường xuyên gửi đến họ đúng cách, đúng lúc, hay bạn cho đó không là chuyện quan trọng.

Lắng nghe cũng là một nghệ thuật, từ ánh mắt đến tư thế của bạn. Bạn hãy tập cho mình một cách lắng nghe đúng mực, đôi mắt không quá "dán sát" vào người đang nói, hoặc lại không có sự tập trung; những cái gật đầu nhè nhẹ khi đang nghe người khác nói cũng sẽ giúp mọi người đánh giá cao bạn. Quan trọng, bạn cũng nên ghi nhớ: Nói thật ít và lắng nghe thật nhiều...

Giao tiếp là một hoạt động mà bạn phải đối mặt thường xuyên, mọi lúc, mọi nơi, từ đơn giản đến phức tạp, từ với một người đến đám đông. Để hoàn thiện, bạn cần cả một quá trình và đôi lúc cần được học bài bản. Bởi có được sự thiện cảm trong giao tiếp, bạn sẽ dễ dàng thực hiện được nhiều điều bạn mong muốn...

Theo TTO

Để tiết kiệm quỹ thời gian

Đời người thật ngắn ngủi. Quỹ thời gian của mỗi người rất hạn hẹp so với yêu cầu sử dụng. Vậy làm thế nào để tiết kiệm được thời gian một cách triệt để nhất?








- Ra khỏi giường ngay khi thức dậy cũng tiết kiệm được 20 đến 50 phút mỗi ngày. Vào buổi sáng sớm, tinh thần minh mẫn hiệu suất công tác sẽ cao. Buổi trưa cảm giá buồn ngủ tăng lên vào lúc 2 – 3 giờ chiều, hiệu quả công việc sẽ thấp, lúc này nên đọc báo, dọn dẹp hay phân loại thư từ...

- Hãy lập kế hoạch cho các công việc. Chỉ cần 20 phút cũng tiết kiệm được một giờ. Chớ mang mọi điều vơ vẩn vào trong đầu, hãy ghi lại mọi thứ cho đầu óc thanh thản.

- Hãy liệt kê những việc cần làm theo danh mục ưu tiên. Nếu có nhiều việc thì ghi từng nhóm công việc. Thí dụ nhóm A là quan trọng nhất, rồi đến nhóm B và C (cũng có thể dùng bút màu đánh dấu)

- Không tiếp loại khách tiện thể ghé đến. Nhiều người có thói quen luôn mở cửa văn phòng khi đang làm việc, tuy họ rất niềm nở với khách vãng lai những hiệu quả công việc lại rất thấp. Hãy xin lỗi khách vì thời gian rất bận, hoặc hẹn khách lui thư thả.

- Hạn chế điện thoại. Nếu gặp khách thích dông dài, hãy thông báo sắp cúp máy.

- Trước khi gọi điện hãy ghi các chủ đề cần trao đổi, ghi rõ mục tiêu.

- Để tiết kiệm thời gian lúc chờ đợi, có thể mang theo thư từ, tư liệu để đọc. Tốt nhất hẹn trước các cuộc tiếp xúc.

- Cũng cần tận dụng thời gian dù rất hiếm để thư giãn, chợp mắt buổi trưa sẽ tránh được mệt mỏi buổi chiều. Tập thể dục cho đầu óc minh mẫn. Thở sâu ít phút cũng làm giảm bớt sự căng thẳng và nếu công việc căng thẳng quá, có thể nghỉ một ngày.

Theo Reader’s Digest

15 quy luật làm việc nhóm

15 quy luật làm việc theo nhóm:
1. Quy luật về tầm quan trọng: Một cá nhân riêng lẻ không thể tạo ra thành công lớn được.

2. Quy luật toàn cảnh: Mục tiêu quan trọng hơn là vai trò.

3. Quy luật thích hợp: Tất cả mọi người đều có điểm mạnh riêng của mình.

4. Quy luật thách thức lớn: Thử thách càng lớn thì yêu cầu làm việc theo nhóm càng cao.

5. Quy luật chuỗi: Sức mạnh của cả đội sẽ bị ảnh hưởng nếu như có một liên kết yếu nào đó.

6. Quy luật xúc tác: Những nhóm làm việc thành công có những cá nhân có thể thay đổi mọi thứ.

7. Quy luật tầm nhìn: Tầm nhìn giúp cho mọi thành viên có phương hướng hoạt động và sự tự tin.

8. Quy luật “con sâu làm rầu nồi canh”: Những thái độ không tốt có thể làm hỏng cả đội.

9. Quy luật về lòng tin: Những người cùng làm việc trong nhóm phải tin tuởng lẫn nhau khi làm việc.

10. Quy luật chi phí: Nhóm làm việc sẽ thất bại trong việc vươn tới tiềm lực của mình khi thất bại trong việc trả giá.

11. Quy luật ghi điểm: Nhóm có thể tạo ra những điều chỉnh khi biết rõ vị trí của mình.

12. Quy luật vị trí: Những nhóm giỏi có tầm hiểu biết rộng.

13. Quy luật nhận dạng: Những giá trị chung xác định rõ bản chất của nhóm.

14. Quy luật giao tiếp: Sự tác động lẫn nhau kích thích hoạt động tốt hơn.

15. Quy luật về sự lợi thế: Sự khác nhau giữa hai nhóm làm việc hiệu quả tương tự nhau là khả năng lãnh đạo.


Những đặc điểm của nhóm thắng cuộc: 

- Có các thành viên giỏi, hầu hết các thành viên đầu rất bình tĩnh và tự tin mặc dù họ có thể xứng đáng là những “ngôi sao“ trong đội nhưng họ luôn tạo điều kiện để cả đội có thể “toả sáng“ cùng nhau.

- Có thói quen thắng lợi bởi vì họ luôn có nhiều kế hoạch để thành công sau lưng họ, nếu không thì họ sẽ tham gia vào mọi hoạt động và mong chờ mình sẽ chiến thắng.

- Phát triển tính hiệp lực xuất phát từ việc thắng lợi và không chỉ được phát triển bằng những cấp số đơn giản mà còn bằng hàm mũ như 1 x 1 = 11

- Phát triển cả năng lượng tinh thần và thể chất để vựơt qua những khó khăn.

- Tạo ra một bầu không khí thắng lợi làm cho mọi người xung quanh hiện diện như là người chiến thắng.

- Làm lan truyền tinh thần chiến thắng khiến những ngườI mới đến thích nghi với tinh thần hoạt động của cả đội. Làm thế nào để cho các thành viên trong đội hợp tác tốt với bạn?

- Thường xuyên giao tiếp với mọi người và khen ngợi họ.

- Bàn bạc với mọi người về công việc của họ.

- Khuyến khích mọi người trong việc tham gia đặt mục tiêu cho cả nhóm.

- Hướng dẫn mọi người về tinh thần làm việc theo nhóm, các cơ hội ...

Theo Tầm nhìn

17 điều quan trọng khi bạn chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn

Một tuần trước khi phỏng vấn

1. Bạn hãy dành một chút thời gian để tìm hiểu về công ty và vị trí ứng tuyển. Hãy tìm những thông tin đặc biệt về công ty đó. Nếu có thể, bạn có thể vào thư viện, tìm hiểu thông tin trên mạng để tìm kiếm về những điều thú vị và nói chuyện với những nhân viên đang làm việc hoặc ngay cả những người đã nghỉ việc về những kinh nghiệm và những ấn tượng của họ về công ty. Sau đó bạn nghiên cứu về những sản phẩm dịch vụ, ngành nghề kinh doanh, thị trường, vị trí địa lý, kết cấu, lịch sử, nhân viên và những thông tin quan trọng khác của công ty. Và ắt hẳn công ty đang có những xu hướng mới để phát triển, bạn nên tìm hiểu về điều đó.

2. Bạn hãy cố gắng tìm hiểu về những đối thủ cạnh tranh chính của công ty và có vài nghiên cứu sơ lược xem họ khác với công ty mà bạn sắp phỏng vấn như thế nào?

3. Hãy chuẩn bị những ví dụ cụ thể về những kỹ năng và kinh nghiệm của bạn cho thấy là rất cần thiết cho công ty. Luyện tập về cách trả lời những câu hỏi mà họ có thể hỏi tới như những kinh nghiệm, trình độ học vấn, những kỹ năng và chúng có mối liên quan như thế nào đến vị trí mà bạn dự tuyển. Hãy chuẩn bị để “tô màu” giữa việc kinh nghiệm của bạn và sự cần thiết của công ty là một trong những kỹ năng phỏng vấn quan trọng nhất mà bạn sẽ cần đến.

4. Tự nhận xét về những ưu điểm và khuyết điểm của mình. Hãy chuẩn bị để nói về những khuyết điểm của mình nhưng tìm một cách để điều chỉnh nó theo chiều hướng tốt. Ví dụ, "Nhược điểm lớn nhất của tôi là tôi là một người cầu tòan. Điều đó nó luôn lấy của tôi thêm một ít thời gian để hòan thành công việc cho đúng như sự mong muốn của tôi nhưng tôi có thể đảm bảo rằng, công việc sẽ vượt qua cả những sự xem xét nghiêm ngặt nhất, chính xác 100%, và không có chi tiết nào bị bỏ sót”.

5. Hãy chuẩn bị một số câu hỏi thật thông minh để hỏi thăm về công ty và vị trí ứng tuyển. Điều đó sẽ chứng minh rằng những kiến thức của bạn về công ty và bạn thật sự quan tâm đến vị trí dự tuyển này.

6. Hãy thử lại quần áo và chắc chắn rằng nó vẫn còn thích hợp cho bạn . Nếu cần thiết thay đổi, ban nên sắp xếp thêm thời gian để tìm kiếm những trang phục khác thích hợp hơn.


Một ngày trước khi phỏng vấn

1. Liên hệ với công ty để xác nhận đúng ngày tháng và thời gian cho cuộc phỏng vấn của bạn. Cũng có thể xác nhận lại tên và chức danh người mà bạn sẽ gặp trong cuộc phỏng vấn.

2. Hãy nhớ lời hướng dẫn về địa điểm cuộc phỏng vấn. Để chắc chắn hơn, bạn có thể kiểm tra hai lần về địa điểm đó bằng bản đồ. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn biết đường và tính được thời gian đến công ty đó. Bạn cũng đừng quên tính thêm giờ kẹt xe.

3. Sắp xếp tòan bộ “đồ nghề” cho cuộc phỏng vấn. Kiểm tra nó kỹ càng các vết đốm, những vết nhăn hoặc những vết rách.

4. In thêm vài bản về sơ yếu lý lịch và cố gắng tóm gọn chúng trên một mặt giấy. Dù rằng, người phỏng vấn đã có một bản sơ yếu lý lịch của bạn thì dự phòng một hoặc nhiều bản sao sơ yếu lý lịch vẫn là một ý tưởng hay.


Đêm trước ngày phỏng vấn: Hãy ngủ một giấc thật ngon

1. Não của bạn cần đầy đủ nhiên liệu để kể về những thành tích và có một ngày não của bạn cần 110% nhiên liệu thì đó chính là ngày phỏng vấn. Đừng có tiết kiệm đồ ăn. Nhưng hãy thận trọng những thức ăn có nhiều cacbonhydrat vì ăn nhiều chất này có thể là nguyên nhân làm cho bạn uể oải.

2. Hãy thay trang phục sớm hơn như vậy bạn sẽ không cảm thấy áp lực đến việc khi bước ra cửa. Hãy chú ý đến những chi tiết như đánh răng, chải đầu, dùng phấn thơm… và bạn hãy nhớ rằng ấn tượng đầu tiên có thể bộc lộ rất nhiều về con người và tính cách của bạn.

3. Đừng quên cầm lấy những bản sao sơ yếu lý lịch, đơn xin việc và cặp giấy nếu bạn chỉ có một bản.

4. Hãy cho phép mình dành nhiều thời gian cho cuộc phỏng vấn. Bạn nên đến sớm hơn khoảng 15 phút.

5. Hãy mỉm cười và chào hỏi mọi người mà bạn gặp trong cuộc phỏng vấn ngay lần đầu tiên. Bạn cũng có thể mỉm cười và bắt tay họ 1 lần nữa khi cuộc phỏng vấn kết thúc.

6. Hãy thư giãn nếu bạn đã chuẩn bị tốt cho cuộc phỏng vấn. Hít thở thật sâu và ngủ một giấc thật ngon cho đầu óc thỏai mái.


Sau cuộc phỏng vấn

Bạn hãy viết một lá thư cảm ơn tới người đã phỏng vấn bạn.

N.Hồng - HR Vietnam

Theo Ezinearticle

"Thuật" khen ngợi

Có thể có người cho rằng chúng ta hoàn toàn có thể bày tỏ được ý muốn "lấy lòng" người khác bằng thái độ và hành động cụ thể. Điều đó không sai, nhưng chưa đủ. Bởi ngợi khen bằng lời vẫn là phương pháp biểu đạt tốt nhất thiện ý của bạn với đối phương.

Tuy nhiên, khi chúng ta muốn thể hiện "những lời có cánh" đó tới đối phương cũng cần có nghệ thuật, cần tế nhị, chứ không nên thô cứng. 

Trước hết hãy đề cập đến những gì liên quan đến anh ta bằng những lời nói cung kính, trân trọng. Còn phần mình thì nên nói một cách vừa phải, ý khiêm nhường, tránh tâng bốc, khoe khoang.

Bạn đừng cho rằng làm như vậy là tâng bốc người khác, nếu nó được dùng một cách thích hợp, đúng lúc, đúng chỗ sẽ khiến đối phương cảm thấy dễ chịu và thiện cảm với bạn.

Thường thì nhân viên trong công ty rất ít quan tâm đến việc cấp trên đi công tác về. Kỳ thực đây chính là một cơ hội rất tốt. Một nhân viên lịch thiệp, lúc này sẽ bước tới đón cấp trên, đồng thời không thể quên nói những câu như: "Giám đốc (hoặc xưng theo chức vụ) anh đã về rồi! Anh vẫn khỏe chứ? Chắc là mọi việc đều tốt đẹp cả chứ ạ?... Sau đó xách đồ đạc giúp ông ta, và nhắc thư ký hoặc đích thân mình đi pha trà mời ông ta. Lời nói và thái độ ân cần của bạn là một cách "lấy lòng" khá hiệu quả đấy. Chẳng ai lại không hài lòng khi cấp dưới của mình quan tâm, chu đáo với mình như vậy, phải không?

Những việc nhỏ như vậy thường khiến cấp trên nhớ lâu. "Người không làm được việc nhỏ thì làm sao làm được việc lớn"- có lẽ đó là một tiêu chuẩn mà đa số lãnh đạo dùng để đánh giá cấp dưới của mình.

Lại nữa, khi ăn cơm trưa, không nên lúc nào cũng chăm chú với các đồng nghiệp của mình, hãy đánh tiếng chào mời cấp trên. Có thể cấp trên còn bận những việc khác nên không đi ăn cùng được, nhưng một tiếng chào sẽ để cho người ta cảm giác khác hẳn so với trường hợp mà khi cấp trên còn ngồi đó, vừa tới giờ ăn trưa là râm ran cùng các đồng nghiệp khác rời vị trí.

Những người cấp trên ít nhiều đều có mong muốn được nói chuyện, truyền kinh nghiệm, giáo huấn đối với cấp dưới, vậy bạn hãy là một người nghe trung thực, lắng nghe những lời huấn dụ say sưa của ông ta. Với những nhân viên chịu chăm chú lắng nghe những lời của mình hơn những người khác, tất nhiên là cấp trên sẽ càng tín nhiệm và có đánh giá cao hơn.

Thực tế, người ta sẽ có cảm tình hơn với những đối tượng chịu nghe mình phát ngôn. Khi nghe cấp trên nói chuyện, thỉnh thoảng bạn hãy bày tỏ tình cảm, sự đồng tình, cảm động, thỉnh thoảng nhắc lại lời cấp trên; xin cho những giải thích tỉ mỉ hơn. Lúc đầu sẽ có chút gượng, nhưng mấy lần sau tự nhiên sẽ quen.

Tóm lại, dù bạn có mệt mỏi, khó chịu, dù bạn ở đâu, làm gì cùng cấp trên, xin đừng quên nói với cấp trên những lời "kính trọng" với thái độ chân thành. Hãy chú ý lắng nghe và thực hiện những dặn dò của cấp trên với thái độ "cung kính" và tác phong nhanh nhẹn.

(Theo KH &CN)

Xây dựng tinh thần làm việc nhóm

Đây là một nét văn hóa mới nơi công sở, mang giá trị gắn kết các cá nhân rất cao. Trong môi trường làm việc tập thể, mọi cá nhân hiểu và tin rằng việc tư duy, lập kế hoạch, quyết định và hành động sẽ được thực hiện tốt hơn khi tất cả cùng hợp tác. Người ta nhận ra, hiểu rõ, và tin rằng: "Không một ai trong chúng ta có thể giỏi bằng tất cả chúng ta hợp lại".

Khó có thể tìm được một môi trường nào bỏ qua cách thức làm việc theo đội nhóm. Ở Mỹ, từ trường học, gia đình và những họat động giải trí, khát khao chiến thắng, được là người xuất sắc và vươn đến đỉnh cao nhất luôn được đặt lên hàng đầu. Mỗi công nhân rất hiếm khi được đề bạt, thăng chức trong môi trường đề cao tính hợp tác thực thụ. Các tổ chức vẫn tiếp tục làm việc và đánh giá những cá nhân, những ý tuởng, những kiến thức và trải nghiệm khác nhau. Trong khi đó, sẽ còn phải một thời gian khá dài nữa thì việc đánh giá giá trị cuả sự hợp tác tương trợ mới có được những quy tắc tiêu chuẩn.

Nhưng dù sao, bạn vẫn có thể tạo nên "tinh thần làm việc nhóm" bằng cách thực hiện đúng một số những bước đi. Thật sự, đây là những công việc hết sức khó khăn, nhưng với sự sốt sắng và đánh giá đúng giá trị cuả nó, bạn có thể tạo nên ý thức đội nhóm trong toàn bộ tổ chức của mình.


Xây dựng một tinh thần chung cho nhóm bạn:

Để khai sinh ra nét văn hóa này bạn cần thực hiện những hành động sau đây.

Các giám đốc điều hành phải làm cho nhân viên hiểu rằng lối làm việc theo nhóm và sự hợp tác tương trợ giữa họ thật sự được mong đợi. Không ai hoàn toàn sở hữu một phạm vi hay một khâu nào trong quá trình làm việc cả. Những người thật sự làm chủ những vị trí hay một qui trình nào đó lại thường rất cởi mở, luôn sẵn sàng tiếp thu những ý tưởng và nguồn tư liệu cung cấp bởi những người khác. Những nhà điều hành xây dựng mô hình đội nhóm thông qua mối quan hệ giữa cá nhân với cá nhân và với các bộ phận khác của tổ chức. Họ duy trì đội nhóm ngay cả khi mọi việc tiến triển theo xu hướng có vẻ sai lệch và những cám dỗ mọi người quay trở lại lề thói làm việc trước kia luôn đe dọa. Các thành viên cuả công ty bàn bạc và xác định giá trị cuả văn hóa đội nhóm.

Làm việc theo nhóm là hoạt động luôn được công nhận và đánh giá cao. Những người lang thang cô độc, cho dù có là một nhà sản xuất xuất sắc tới mức nào đi nữa thì cũng được đánh giá thấp hơn những cá nhân đạt được thành quả cùng với nhiều người khác. Sự đền bù, tiền thưởng và những phần thưởng...phụ thuộc vào thực tế mức độ hợp tác cũng như đóng góp và thành tựu đạt được của từng cá nhân. Những vấn đề và nghiên cứu quan trọng được thảo luận trong các công ty đều nhấn mạnh hoạt động đội nhóm. (Bạn có nhớ có năm, một đội sản xuất bao bọc nút chai đã giảm được những 20% lượng phế liệu chứ? Những người làm việc tốt và chưa bao giờ thăng tiến lại chính là thành viên cuả đội này). Cơ cấu quản lý hoạt động rất chú trọng và đánh giá những đội nhóm. Thường thì các thông tin phản hồi thống nhất trong toàn bộ hệ thống; tất cả các phản hồi từ đồng nghiệp, từ các báo cáo trực tiếp và từ cấp lãnh đạo đều có những ảnh hưởng mạnh mẽ đối với những hành xử trong công việc cuả bạn.

Mẹo nhỏ để tạo nên tinh thần làm việc nhóm:

Có bao giờ bạn hình dung sẽ cho cả nhóm cuả mình nghỉ xả hơi tại một khu nghỉ mát và tham gia những trò chơi... khi suy nghĩ về việc xây dựng đội nhóm? Có rất nhiều công ty đã từng áp dụng phương thức truyền thống này. Và rồi sau đó họ tự hỏi tại sao cái ý thức tuyệt vời về đội nhóm mà họ đã tạo ra thông qua những trải nghiệm trong các cuộc đi chơi, hay các cuộc hội thảo... lại không thể giữ vững một ảnh hưởng lâu dài lên lòng tin và các hoạt động cuả nhân viên trong công việc.

Tôi không phải là người ghét các cuộc đi chơi chung hay việc lập kế hoạch cho các buổi họp, hội nghị... và những hoạt động nhằm xây dựng văn hoá đội nhóm -bởi thực ra, thường thường tôi lại chính là người đầu têu trong các hoạt động này mà - nhưng cái quan trọng là mỗi cá nhân phải trở thành một phần của một nỗ lực lớn hơn. Bạn sẽ không thể nào lập nên "văn hoá đội nhóm" chỉ thông qua vài chuyến đi chơi chung dài mấy ngày trong năm. Bạn hãy nghĩ về nó như là một công việc mà bạn phải thực hiện mỗi ngày. Hãy thành lập các nhóm và đội để giải quyết các vấn đề thực tế và để nâng cao hiệu quả công việc. Cung cấp các chương trình huấn luyện để họ có thể mở rộng năng lực cuả mình khi tham gia trực tiếp vào các dự án và quy trình làm việc. Nếu các thành viên của nhóm không "ăn khớp" với nhau, hãy xem xét lại quá trình làm việc của họ. Thường vấn đề nằm ở chỗ họ không thống nhất ý kiến trong cách thức phân phối một sản phẩm hay một dịch vụ nào đó, hoặc cũng có thể là trong việc thực hiện các bước yêu cầu nào đó để hoàn tất công việc.

Cần tạo ra những dịp vui và các cơ hội chia sẻ trong lịch họp chi tiết cuả công ty. Tổ chức các bữa ăn trưa nhẹ, dẫn nhân viên đến tham dự các trận thi đấu thể thao. Chiêu đãi họ bữa tối tại nhà hàng trong khu vực; cùng họ đi dã ngoại hoặc đến các công viên giải trí... Sau sự đánh thức của sự kiện ngày 11 tháng 9, các nhà lãnh đạo vì nhiều lí do nào đó, lại có xu hướng cắt bỏ những hoạt động mang tính thiết lập đội nhóm này mà không nhận ra đây chính là thời điểm cần thiết nhất cuả việc hình thành "văn hoá đội nhóm". Hãy sử dụng những bài tập "tan băng" (pha trò bằng nhưng mẩu chuyện vui)và các trò chơi ngắn có tác dụng gắn kết mọi người trong các hoạt động tình nguyện.

Gần đây tôi được làm việc với một công ty, ở đó các cuộc họp nhân viên được tổ chức hàng tuần. Mỗi người tham gia cuộc họp đều đem đến một trò chơi vui có tác dụng "làm tan băng" (ice breaker), những hoạt động này thường được giới hạn trong 10 phút, nhưng nó có thể giúp cho mọi người có những tiếng cười sảng khoái và thật sự hiểu về nhau hơn - quả là một sự đầu tư nhỏ cho một ý thức lớn về hoạt động đội nhóm. Tuyên dương thành quả cuả các nhóm một cách công khai, trang bị cho mỗi người áo T-shirt và mũ giống nhau, viết tên thành viên cuả nhóm trong bằng khen hoặc chứng nhận khen thưởng, cho doanh thu hàng hoá cuả công ty chẳng hạn.

Bạn chỉ bị giới hạn trong chính trí tưởng tượng của mình mà thôi. Hãy xem xét những việc có vẻ khó khăn ở trên và tiến hành các hình thức hoạt động đã được liệt kê ở đây. Bạn sẽ thật sự ngạc nhiên với những bước tiến mà bạn đạt được trong công tác xây dựng văn hóa đội nhóm, một nền văn hoá có thể giúp cho mỗi cá nhân đóng góp sức mình nhiều hơn những gì họ nghĩ.

Biên dịch: Ngọc Quỳnh - vn8x.

9 cân nhắc khi chọn nghề

Theo nghiên cứu của một nhóm các doanh nghiệp ở New York, một nửa số người có việc làm tại Mỹ không thoả mãn với công việc hiện tại của mình. Hầu hết họ muốn thay đổi từ 3 đến 5 nghề và mong muốn có tới 10 hoặc hơn nữa sự khác biệt trong công việc của họ.

Điều đó cho thấy rằng, các quyết định nghề nghiệp không đúng đắn sẽ gây nên những hậu quả khỏ tránh khỏi như buồn chán trong công việc, không hoàn thành nhiệm vụ hay trách nhiệm bị lơ là... Vậy làm thế nào để đạt được sự thoả mãn và thành công trong nghề nghiệp?

Nếu bạn muốn có một công việc hoàn hảo, hãy dành một chút thời gian để cân nhắc 9 yếu tố sau đây của các chuyên gia tư vấn Susan peni (một công ty tuyển dụng lao động lớn của Mỹ) trước khi bắt đầu công việc mới.

1. Điểm mạnh của bạn 

Hãy liệt kê những kỹ năng và khả năng được xem là ưu thế đặc biệt của bạn. Chú ý làm bật lên những nét tiêu biểu của cá nhân bạn như: lòng nhiệt tình, tính trung thực, những kỹ năng mà bạn học được có thể ứng dụng trong rất nhiều ngành nghề. Đặc biệt, nên nhấn vào những kỹ năng mà do giáo dục, đào tạo và kinh nghiệm mà bạn đã có được.

2. Sở thích của bạn

Nên liệt kê các sở thích của mình trước khi quyết định chọn việc. Chẳng hạn, bạn có giỏi về công nghệ thông tin không? Bạn có hay sửa chữa máy móc hay các đồ dùng trong nhà không? Bạn có thích chụp ảnh không? Hay bạn có khả năng đặc biệt gì với các con số? Bạn có sẵn lòng giúp đỡ mọi người giải quyết các vấn đề khó khăn?... Hãy cân nhắc tất cả sở thích của bạn.

3. Động lực thúc đẩy

Động lực thúc đẩy bạn tìm kiếm công việc là yếu tố cực kì quan trọng. Bạn nên cân nhắc kỹ nó. Hãy thử đặt nhiều câu hỏi khác nhau: Bạn làm công việc này vì lợi ích cộng đồng? Vì bạn muốn có quyền lực? Hay bởi bạn cảm thấy nó sáng tạo và phù hợp với bạn? Sự đa dạng, độc lập, sự thừa nhận của xã hội, mức lương và mức độ nguy hiểm của công việc quan trọng như thế nào với bạn? Hãy cố gắng trả lời tất cả các câu hỏi đó.

4. Tiền lương tháng 

Tiền có thể là một trong các yếu tố cho bạn có những quyết định có nên làm ở công ty đó hay không. Nếu bạn cảm thấy nghề nghiệp đó phù hợp với mình, bạn sẵn sàng chấp nhận mức lương thấp, vì lý do gì? Liệu bạn có hy vọng được mức lương cao hơn trong công việc này?

5. Vị trí mong muốn 

Quyết định mức độ trách nhiệm bạn có thể đảm đương trong công việc. Bạn muốn mình ở vi trí nào trong công ty? Bạn muốn mình là người lãnh đạo? Vậy bạn có giỏi trong công tác quản lí nhân sự không? Hay bạn thích làm ở một vị trí nào khác? Từ mong muốn đó, bạn hãy lựa chọn công việc phù hợp với bản thân.

6. Địa điểm làm việc 

Cân nhắc vị trí, địa điểm của công ty bạn muốn làm. Bạn là người hay di chuyển? Loại hình công việc bạn lựa chọn là gì? Bạn có muốn làm việc gần những nơi đông người và thuận tiện giao thông đi lại không? Khi đặt ra các yêu cầu đó, tất nhiên khu vực làm việc của bạn sẽ bị giới bạn nhưng bù lại nó lại phù hợp với nguyện vọng và sở thích của bạn.

7. Mức độ hiểu biết riêng 

Liệt kê tất cả những hiểu biết, những kiến thức mà bạn học được từ trường phổ thông, từ thói quen, hay những kinh nghiệm gia đình....Ví dụ, bạn có giỏi nấu ăn không? Bạn có đầu óc sáng tạo trong việc thiết kế, trang trí nhà cửa không?... Chỉ cần một hoặc hai điểm mạnh của mình, bạn có thể trở thành một ứng viên đặc biệt. Chẳng hạn, bạn hiểu biết về môn thể thao đua xe, bạn sẽ trở thành chuyên gia tư vấn về đua xe.

8. Môi trường làm việc 

Chịu khó rút kinh nghiệm từ những công việc trước, những điều bạn thích và không thích để lựa chọn môi trường làm việc mới thích ứng với bạn. Chẳng hạn, bạn muốn làm việc cho một tổ chức, một công ty lớn hay nhỏ? Bạn có muốn làm việc ở nơi yên tĩnh không? Bạn thích những người làm cùng với bạn phải như thế nào?

9. Mẫu đồng nghiệp của bạn 

Cần biết chính xác trình độ các đồng nghiệp của bạn trong môi trường mới. Nếu bạn đã từng làm việc cho một ông chủ trình độ yếu kém hay làm cùng một nhóm người thiếu hiểu biết thì bạn sẽ biết tại sao điều này lại quan trọng. Bạn muốn làm việc với những người sáng tạo? Những người luôn hoà đồng hay những người theo "chủ nghĩa cá nhân"? Bạn muốn ông chủ tương lai của mình là một người hay xoi mói, theo dõi bạn từng bước chân hay là người để cho bạn làm việc tự do, độc lập?

Sau khi cân nhắc 9 điều trên, chắc chắn bạn sẽ không phải hối tiếc cho sự lựa chọn nghề nghiệp của mình.

Theo VTV